Doğru alıcı listesini kurdunuz; şimdi yazmanız lazım. Burada en çok yapılan hata, ilk e-postayı bir tanıtım broşürüne çevirmek: uzun metin, ekte katalog, şirket tarihçesi, "her türlü iş birliğine açığız". Bu e-posta ya spam klasörüne düşer ya da okunmadan silinir.
Aşağıdaki kurallar, Almanya'da distribütör ararken ve ABD'de dükkânlara yazarken kullandıklarım.
Yedi kural
1. Kısa: 150 kelimeyi geçmesin
Karşı taraf her gün onlarca teklif alıyor. İlk e-postanın tek amacı bir cevap almak, satış yapmak değil.
2. Ek dosya yok
Tanımadığı adresten gelen PDF'i kimse açmaz; spam filtreleri de ekli ilk e-postayı sevmez. Katalog ve fiyat listesi sitenizde bir sayfada dursun, e-postada o sayfanın bağlantısı olsun. Ekleri, cevap geldikten sonra gönderin.
3. Neden onlara yazdığınızı söyleyin
"Sayın yetkili" ile başlayan e-posta toplu gönderim gibi okunur. Alıcıyı nereden bulduğunuzu tek cümleyle söyleyin: "Sitenizde X ve Y markalarını taşıdığınızı gördüm." Alıcı listesini rakiplerin bayi listelerinden kurduysanız bu cümle zaten elinizde (nasıl).
4. Ürünü tek cümlede, farkıyla
Ne ürettiğiniz ve rakiplerden farkınız, tek cümle. Sıfat değil, ölçü: "orta kıvam, 60 ml tüp, 10 renk" gibi.
5. Tek bir soru
"Size numune gönderebilir miyim?" cevaplaması kolay, taahhüt istemeyen bir soru. "Görüşme ayarlayalım mı, fiyat listesi ister misiniz, bayimiz olur musunuz" diye üç soru sorarsanız hiçbirine cevap gelmez.
6. Kendi alan adınızdan, ülkenin dilinde
Gmail adresinden gelen teklif kişi gibi görünür; doğrulama ayarları yapılmamış alan adı da spam'e düşer. Almanya'ya Almanca, Fransa'ya Fransızca yazın. Mükemmel olmasa da ülkenin dilinde yazılmış bir e-posta, kusursuz İngilizceden daha çok cevap alır.
7. En fazla iki e-posta
İlk e-postadan 7–10 gün sonra bir kez kısa bir hatırlatma. Cevap yoksa o firmaya bir daha yazmayın. Üçüncü e-posta artık rahatsız etmektir ve alan adınızın itibarını da düşürür. Kendime koyduğum kural: firma başına en fazla iki e-posta.
Örnek metin
İngilizce yazılmış, her ülkeye uyarlanabilecek bir ilk e-posta. Köşeli parantezleri kendi bilginizle değiştirin; ardından ülkenin diline çevirtin.
Konu: [Ürün türü] from Türkiye — sample for [Firma adı]? Hello [Ad], I found [Firma adı] on [Rakip marka]'s retailer list and saw that you carry [Marka 1] and [Marka 2]. We make [ürün, ölçüyle: "medium-body acrylics in 60 ml tubes, 10 colours"] in our own factory in [Şehir], Türkiye. What makes them different: [tek cümle, ölçülebilir fark]. Our wholesale terms and colour chart are here: [toptan sayfası bağlantısı] Would you like me to send you a free sample set? Best regards, [Ad Soyad] [Marka] · [site]
Türkçesi: "Sizi X markasının bayi listesinde buldum, Y ve Z markalarını taşıdığınızı gördüm. Kendi fabrikamızda şu ürünü üretiyoruz, farkı şu. Toptan koşullarımız bu sayfada. Ücretsiz numune göndermemi ister misiniz?"
Okula farklı, distribütöre farklı
Herkese aynı metin gitmez. Distribütör ve dükkân ticari bir teklif bekler. Okul ya da akademi ise üreticiden doğrudan almaz, tedarikçiden alır. Oraya giden e-posta "öğretmene numune" e-postasıdır: ürünü derste denemelerini önerir, satın almayı sormaz.
Tempo
Günde 7–8 adres. Toplu gönderim aracıyla yüzlerce adrese aynı anda yazmak hem spam sayılır hem de cevapları yönetemezsiniz. Almanya'daki 343 e-postalı alıcı havuzunu bu tempoyla bitirmek yaklaşık yedi hafta sürüyor. Yavaş görünür ama gelen her cevabı gerçekten takip edebilirsiniz.